shutterstock_199019000 shutterstock_199019000

HR-Leiter

5 MIN LESEZEIT

Deshalb sollten Sie diesen Artikel lesen:

Der erste Eindruck ist der wichtigste. Das gilt auch für den Beginn in einem neuen Unternehmen. Aus diesem Grund ist ein erfolgreicher, strukturierter Onboarding-Prozess für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter unerlässlich. Wie dieser aussehen sollte (und wie Sie es nicht machen sollten), erfahren Sie in diesem Artikel.

Julia Hentschel

Julia Hentschel

Arbeitet er schon oder sucht er noch?

So klappt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: 6 Tipps für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Wenig ist so prägend für den Erfolg eines neuen Mitarbeiters wie ein guter Start im Unternehmen. Leider ist diesen hinzubekommen ähnlich schwer, wie ein packender Einstieg in einen Blogartikel. Zum Glück will ich Ihnen nichts über Blogartikel vermitteln, sondern darüber, wie sich Ihre neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an „angekommen“ fühlen. Gerade so, als ob sie schon immer da gewesen wären.

Lassen Sie mich zunächst kurz von meinen eigenen Erfahrungen berichten.

Onboarding Prozess: So geht’s nicht!

Bei meinem ersten Job war ich 25 und kam frisch von der Uni. Die Vorfreude war groß, die Nervosität größer und die Erwartungen hoch. Die Fallhöhe dementsprechend. Der Aufprall in der Realität kam am ersten Tag. Ich wurde als Nachfolgerin einer schwangeren Kollegin eingestellt. Schon bei der Einarbeitung machte sie deutlich, dass sie sich von einem jungen, unerfahrenen Ding wie mir nicht adäquat ersetzt fühlt. So geht Willkommens-Gefühl… Nach knapp zwei Wochen ging sie in Mutterschutz und ich wurde ins kalte Wasser geworfen. Ich bin zwar nicht untergegangen, aber wirklich wohlgefühlt habe ich mich in der Situation auch nicht.

Laut einer Studie der Wynhurst Gruppe führt ein solches schlechtes Onboarding dazu, dass die Hälfte der Mitarbeiter spätestens nach 3 Jahren das Unternehmen wieder verlassen hat. Die dadurch entstehenden Kosten sind enorm, die für ein gutes Onboarding ein Klacks dagegen.

Daher hier ein paar Tipps, wie Sie es besser machen:

Onboarding Prozess: Und so klappt es mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter

1. Schaffen Sie ein Wir-Gefühl

Emotionen spielen in jeder Lebenslage eine große Rolle. Auch im Berufsleben geht es nicht ohne. Daher ist es gut, wenn Sie früh ein Wir-Gefühl schaffen. Bestenfalls auch schon vor dem ersten Arbeitstag. Sie haben in der Zeit bevor der Mitarbeiter beginnt eine Firmenfeier geplant? Perfekt! Laden Sie den neuen Mitarbeiter doch einfach ein. Wenn nicht ist es dennoch wichtig, Kontakt zu ihm zu halten. Sie können ihn ggf. bei der Wohnungssuche unterstützen. Aber nicht nur der neue Mitarbeiter, auch sein zukünftiges Team sollte entsprechend vorbereitet werden. Nennen Sie ihnen die Eckdaten des neuen Kollegen und klären Sie dessen Zuständigkeiten. Das Team kann den Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag zu Team- und Weihnachtsfeiern einladen. Das gleiche gilt für regelmäßige geschäftliche Termine. Niemand fühlt sich willkommen, wenn er noch nach vier Wochen diese Regeltermine weitergeleitet bekommt. Aber nehmen Sie auch die Ängste: oft sehen bestehende Mitarbeiter einen neuen Kollegen als Konkurrenten; versuchen Sie solche Konkurrenzgedanken so früh wie möglich aus der Welt zu schaffen.

 

2. Die Basics müssen klappen

Damit meine ich vor allem die administrativen und technischen Dinge. Kümmern Sie sich darum, dass alle Kollegen, die bei einem Eintritt etwas zu erledigen haben (von der IT über Gebäudezugang bis Reisestelle und Fuhrpark), auch rechtzeitig von diesem Eintritt wissen. Nichts wirkt so unprofessionell, wie ein Mitarbeiter, der am ersten Arbeitstag kein technisches Equipment, keinen Arbeitsplatz oder keine funktionierende Zutrittskarte zur Verfügung hat. Selbiges gilt für organisatorische Formalitäten. Schließlich soll der neue Mitarbeiter in der ersten Woche nicht nur damit beschäftigt sein, Fragen zu Krankenkasse, Steuernummer und Lohnsteuerkarte zu beantworten.

 

3. Netzwerke sind der Schlüssel

Wer neu anfängt will sich sofort einbringen. Zeigen, dass es richtig war, für die Stelle ausgewählt worden zu sein. Dazu braucht es schnelle Einbindung in bestehende Netzwerke. Aber bevor Sie jetzt mit dem neuen Mitarbeiter durch alle Büros laufen und ihm bis zum Praktikant in der Poststelle jeden vorstellen, machen Sie es lieber zielgerichtet. Wer sind die wichtigsten Kontakte zur Erfüllung der Aufgaben? Vertrieb, Einkauf, Entwicklung, Marketing? Auf welche Verteiler sollte der Mitarbeiter drauf und wer verwaltet diese? Wer hilft bei IT-Themen oder Fragen zu Abläufen? Für eine übersichtliche Liste, in der er auch nach ein paar Wochen nochmal nachschlagen kann, wird der neue Mitarbeiter Ihnen dankbar sein!

Auch super: wenn Sie eine Kultur des „Mittagessen-Networkings“ haben, entsprechende Treffen schon vorab für den Mitarbeiter vereinbaren für die ersten 1-2 Wochen. Kaum etwas lässt einen neuen Mitarbeiter so „angekommen“ fühlen, wie von anderen der Kommentar zu hören „ach, den kennst Du auch schon“.

 

4. Klären Sie Erwartungen und stellen einen klaren Plan auf

Jeder bringt Erwartungen mit in eine neue Beziehung. Diese gilt es zunächst beiderseitig transparent zu machen und dann zu adressieren. Machen Sie einen Plan, welche Aufgaben der Mitarbeiter kurz-, mittel- und langfristig übernehmen und was er dafür können soll. Wichtig, ein PLAN ist mehr als ein Anforderungskatalog, sondern enthält auch Schritte, wie diese Ziele Schritt für Schritt zu erreichen sind, z.B. wann welche Einweisungen stattfinden. So fühlt sich der Mitarbeiter nicht gleich überfordert, sondern hat regelmäßig kleine Einarbeitungs-Erfolgserlebnisse, wann immer ein Etappenziel erreicht ist. Regelmäßiges Entwicklungsfeedback während des Onboarding-Prozesses rundet das Ganze zu einem schon ziemlich guten Onboarding ab.

 

5. Stellen Sie jedem Mitarbeiter einen Mentor zur Seite

Operativ kann bei vielen der eben genannten Aufgaben auch ein Mentor eingesetzt werden. Mit einem Mentor hat der neue Mitarbeiter einen festen Ansprechpartner. Oft fällt es Neulingen leichter, mit Fragen auf einen Kollegen auf der selben Hierarchie-Ebene zuzugehen, anstatt damit direkt die Führungskraft zu „belästigen“. Passen Sie aber auf, denn nicht jeder Mitarbeiter ist als Mentor geeignet. Einfühlsamkeit und Hilfsbereitschaft sind wichtige Voraussetzungen.

Übrigens profitiert auch der Mentor selbst von seiner Rolle. Sie können das Mentoren-Programm beispielsweise in dessen Zielvereinbarungen aufnehmen. Der monetäre Anreiz sollte aber nicht im Fokus stehen. Zeigen Sie dem Mentor, dass ihn ein solches Programm dabei unterstützen kann, seine Führungskompetenzen zu entwickeln.

 

6. Erfolgreicher Onboarding Prozess dank geeigneter Software

Bei allen der genannten Punkte können Sie sich von einer geeigneten Onboarding-Software unterstützen lassen. In einem sicheren Mitarbeiterportal finden sich Ihre Mitarbeiter schnell zurecht und haben Zugriff auf alle relevanten Informationen. Bereits vor dem offiziellen Eintritt ins Unternehmen, wenn Sie das möchten.  Außerdem können Sie mit einer integrierten Kommunikationsplattform miteinander in Kontakt treten. Sie können dem neuen Mitarbeiter (und auch dem Mentor) Aufgaben stellen und diese bequem nachverfolgen. Durch einen nahtlosen Prozess können Sie notwendige Formalitäten erledigen und erleichtern dem neuen Mitarbeiter den Einstieg, sodass er schneller produktiv wird.

Fazit

Ich habe übrigens fast vier Jahre bei dem eingangs erwähnten Arbeitgeber durchgehalten. Erst nach meinem Wechsel zur KWP INSIDE HR ist mir klar geworden, dass Onboarding auch anders, viel besser, laufen kann. Zwar war die Übergabezeit diesmal noch kürzer, nur wenige Tage. Und doch fühlte ich mich schnell heimisch, denn alle gaben mir das Gefühl, auf mich gewartet zu haben. Ich hatte auch stets den Eindruck, es gibt einen langfristigen Plan mit mir, es wurde nicht alles gleich zu Beginn erwartet. So hatte ich einerseits immer klare Ziele vor Augen und andererseits eigentlich nie das Gefühl, mein noch nicht vorhandenes Wissen wäre eine Belastung, denn meine Lernkurve war genau so geplant worden. Das machte es mir einfacher, stets ein positives Gefühl in Bezug auf meine Arbeit zu haben.

Und das ist doch schließlich auch Ihr Ziel: ein neuer Mitarbeiter, der seine Arbeit gut und gerne macht. Denn davon profitieren letztendlich alle. Der erste Schritt dahin ist ein guter erster Eindruck. Und ja, ich beende diesen Artikel mit einem weiteren abgedroschenen Zitat: Der erste Eindruck zählt. Weil er stimmt.

 

eBook: 4 Schritte zur Modernisierung Ihres Recruitings - Klick hier!