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Savina Schlichte

Savina Schlichte

Inhalt

Alles, was Sie über RECRUITING wissen müssen

Recruiting: Definition, Prozess, Kennzahlen und Trends

Was ist Recruiting?

Als Teil der Personalbedarfsplanung beschäftigt sich Recruiting mit der Beschaffung des richtigen Personals zur richtigen Zeit.

Was sind Aufgaben eines Recruiters?

Zu den Aufgaben eines Recruiters gehört es Stellenausschreibungen zu verfassen, Bewerbungen zu prüfen, geeignete Kandidaten auszuwählen sowie Vorstellungsgespräche zu führen und teilweise auch Konditionen für die Anstellung zu verhandeln.

Herausforderungen wie beispielweise der demographische Wandel und der Fachkräftemangel stellen neue Ansprüche an den Prozess und den Recruiter. Der Prozess ist aufgrund dieser Entwicklungen keine Einbahnstraße mehr. Es muss ein Dialog entstehen, um die besten Bewerber gewinnen zu können. In vielen Fällen erfordert das Bewerbermanagement auch das Aufrechterhalten von Kontakten zu potentiellen Kandidaten, um qualifizierte Bewerber vom eigenen Unternehmen überzeugen zu können. Dies verlangt nicht nur das Screening von Bewerbungsunterlagen, sondern verlangt dem Recruiter einen aktiven Anteil im Prozess ab.

Diese Vorgehensweise sollte nicht nur in der Recruiting-Abteilung abgestimmt sein, sondern ist mit einer übergreifenden Strategie zu verankern. 

Welche Recruiting-Kanäle gibt es?

Benötigt ein Unternehmen neues Personal, ob als Ersatz für bisherige Mitarbeiter oder durch Schaffung neuer Stellen, liegt der Ball im Feld der Recruiting-Abteilung. Um die richtigen Mitarbeiter zu finden, muss das Recruiting ausreichend Aufmerksamkeit für seine Stellenausschreibung generieren. Hierbei spielen diese Faktoren eine zentrale Rolle:

  • Budget
  • Zielgruppe
  • Reichweite

Um die Ausgaben klein zu halten und das Budget nicht zu überziehen, stellt sich die Frage, welche Recruiting-Kanäle wie genutzt werden sollen. Neben den kostenlosen Kanälen wie der eigenen Firmenhomepage werden Jobportale, soziale Netzwerke und Agenturen eingeschaltet, um eine Vakanz zu besetzen. Um besonders erfolgreich zu sein oder sich in einem schwierigen Marktumfeld hervorzuheben, sollten auch innovativere Ideen mutig umgesetzt werden.

Hierbei gilt es den richtigen Mix zu beachten, um die größtmögliche Reichweite bei der richtigen Zielgruppe zu den geringsten Kosten zu erreichen.

Bei Veröffentlichungskosten auf Jobportalen von 800-1.000€ pro Stellenanzeige/Monat bei z. B. Monster oder StepStone ist es schlüssig, dass eine zielgruppenorientierte Ausschreibung wichtig ist und nicht jede Stelle auf allen Portalen veröffentlicht werden sollte.

Zum klassischen Jobportal bieten soziale Netzwerke eine gute Alternative neue Mitarbeiter zu gewinnen. Im Vergleich zur Veröffentlichung auf oben genannten Karriereseiten bieten Netzwerke wie LinkedIn, Xing, Facebook und Co. die Variante der gesponserten Stellenanzeige. So zahlt das Unternehmen keinen Festpreis zu Beginn, sondern die Kosten entwickeln sich mit der Reichweite und Resonanz der veröffentlichten Stelle. Hierbei minimiert sich das Risiko der Kosten ohne Gegenwert, die Chance auf ein „Schnäppchen“ wird jedoch im gleichen Maße verringert.

Abseits von spezifischen Stellenausschreibungen besteht die Möglichkeit Content-Marketing zu betreiben. Das bedeutet, dass bestimmte Zielgruppen im Sinne einer Personalmarketingkampagne geworben werden sollen. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels wäre z. B. eine Kampagne zur Bewerbung von technischen Berufen eine Möglichkeit, Aufmerksamkeit auf dem Arbeitsmarkt zu generieren.

Neben diesen passiven Methoden der Bewerbersuche entwickelt sich durch den fortschreitenden Mangel an qualifizierten Bewerbern auch die aktive Suche in Deutschland zu einem ausgeprägten Berufszweig. Sowohl im Unternehmen festangestellte Headhunter wie auch Agenturen spezialisieren sich auf die direkte Ansprache und das Abwerben von potenziell passenden Kandidaten. Dieses Vorgehen hat sich in den letzten Jahren als Active Sourcing etabliert. So hat eine Umfrage des ICR von 2017 herausgefunden, dass 80% der Arbeitgeber in Deutschland bereits den Wert der aktiven Ansprache von Fachpersonal erkannt hat. Doch auch dies ist nicht günstig. Eine Headhunter-Agentur kostet im Schnitt 15-30% des erwarteten Jahreseinkommens des neuen Mitarbeiters. Bei einem Ingenieur mit einem Jahreseinkommen von 70.000€ und 20% Provision also 14.000€.

Doch wieso zahlen Unternehmen solche Beträge, anstatt eine Stelle für 1.000€ auszuschreiben? Der Personaldienstleister Perspectivas hat hierfür ein Rechenbeispiel veröffentlicht, welches den Besetzungsdruck von Unternehmen verdeutlicht:

Zu Veranschaulichung wird wieder ein Ingenieur mit einem Jahresgehalt von 70.000€ gesucht. Die Annahme: Sein Mehrwert für das Unternehmen wird mit einem Faktor von 2 angesetzt.

Formel:

  • Jahresgehalt : Ø Arbeitstage * Faktor * Ø Recruitingzeit = COV
  • 70.000 Euro : 251 AT = 279 Euro/Tag * Faktor 2 = 558 Euro/Tag

So kostet das Unternehmen jeder unbesetzte Tag 558,-€. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass in diesem Beispiel eine Besetzung der Vakanz über die Ausschreibung auf einem klassischen Jobportal maximal 23,3 Tage länger dauern darf, um den gleichen Preis-Leistungseffekt wie ein Headhunter zu erzielen.

Sollte ein Unternehmen keinen Gebrauch von externen Headhuntern machen, besteht die Möglichkeit auf Karrieremessen Hochschulmarketing zu betrieben. Dies ist besonders interessant, wenn junge Bewerber gesucht werden. Hier kann bei einer spezifischen Zielgruppe persönlich ein Eindruck hinterlassen werden, der den Faktor der Reichweite erhöht.

Um den Personalbedarf decken zu können, nutzen viele Unternehmen neben klassischen, externen Recruiting-Kanälen auch interne Wege. Ein beliebtes Mittel zu Mitarbeitersuche sind Mitarbeiterempfehlungsprogramme. Empfehlen Mitarbeiter einen Bewerber aus ihrem privaten Umfeld und es kommt zur Einstellung, sind Unternehmen mittlerweile bereit bis zu mehreren Tausend Euro Prämie an den Mitarbeiter zu zahlen.

Welche Bewerbungsarten gibt es?

Führen die genutzten Recruiting-Kanäle zum Erfolg, so gehen Bewerbungen auf unterschiedlichen Wegen ein. Die klassische Online-Bewerbung per E-Mail ist eine der meistgenutzten Bewerbungsformen.

Großteils bieten Unternehmen Ihren Bewerbern darüber hinaus die Möglichkeit ihre Daten direkt auf der Karriereseite des Unternehmens zu erfassen und dort die Bewerbungsunterlagen hochzuladen. Sowohl Bewerber wie auch Recruiter profitieren von dieser Variante. Es verschlankt den Bewerbungsprozess, der Recruiter erhält direkt alle für die Stelle relevanten Informationen und durch neue Softwarelösungen können Bewerber ihre Daten meist aus sozialen Netzwerken oder durch Upload ihres Lebenslaufes automatisch einfügen lassen.

Ein weiterer positiver Effekt: Das Risiko, dass eine Bewerbung verloren oder im Postfach untergeht, verringert sich immens. Bei einem kurzen Blick auf den vorherigen Absatz lassen sich die Kosten erahnen, welche hätten verhindert werden können, wenn die Unterlagen eines vielversprechenden Bewerbers fälschlicherweise unberücksichtigt bleiben.

Doch auch Bewerbungen per Post sind nach wie vor ein verbreitetes Mittel der Bewerbung. Hierfür gibt es kontinuierlich verbesserte Scan-Software. Eingereichte Unterlagen werden eingelesen, automatisch analysiert und die relevanten Daten für das Bewerbermanagementsystem des Unternehmens extrahiert, um hier durchsuchbar und auswertbar zu sein.

Auch neue Arten der Bewerbung werden genutzt. Bewerbungen per Video oder eigene Bewerbungs-Homepages mit z. B. digitalen Arbeitsproben sind hier zu nennen. Dazu gewinnt die Bewerbung per Smartphone (Stichwort "mobile recruiting") immer mehr an Bedeutung.

Woran erkennt der Recruiter einen geeigneten Bewerber?

Anhand der Bewerbungsunterlagen prüft der Recruiter die vorhandenen Berufserfahrungen, Qualifikationen, Kenntnisse und Zeugnisse. Meist ist ein Anschreiben erwünscht, welche die Motivation sowie Eignung für die Stelle wiedergeben und die Qualifikationen in Textform zusammenfassen sollte. Ein guter Lebenslauf enthält Zeitangaben und Berufsbezeichnungen und beschreibt kurz und prägnant die Kerntätigkeiten der damaligen Stelle. Durch Prüfung der Arbeitszeugnisse ergibt sich für den Recruiter ein vollständigeres Bild zu Kompetenzen, Berufserfahrungen und Verhaltensweisen des einzelnen Bewerbers. Allerdings verliert diese Spezialität des deutschen Arbeitsmarktes an Bedeutung. Das liegt zum einen am Einfluss der internationalen Bewerbungen, welche meist nur Referenzen anstelle von Arbeitszeugnissen enthalten. Andererseits, weil Arbeitszeugnisse grundsätzlich wohlwollend formuliert sein müssen und daher die Aussagefähigkeit gering ist.

Wie Bewerbungen eingehen sollen und welche Bewerbungsunterlagen erwünscht sind, sollte jedes Unternehmen direkt kommunizieren. Das verringert die Unsicherheit beim Bewerber und erhöht die Chance auf vollständige Bewerbungsunterlagen. Auch hier können sich Unternehmen durch Innovation abheben und z. B. dem Kandidaten die Bewerbung durch Wegfall des Anschreibens erleichtern.

Wie läuft der Auswahlprozess ab?

Vorauswahl

Die Vorauswahl der Recruiting-Abteilung wird auf Basis der gesichteten Unterlagen im Abgleich mit dem Stellenprofil getroffen. Vor allem bei größeren Unternehmen kommen hier auch Tests zum Einsatz. In Deutschland kaum verbreitet, in anderen Ländern aber teilweise Gang und Gäbe, sind Referenzanrufe bei früheren oder aktuellen Arbeitgebern.

Unternehmen lagern den Prozess der Vorauswahl zunehmend an Dienstleister aus oder implementieren unterstützende Softwarelösungen. Administrative Prozesse wie die Auswahl nach Reisebereitschaft oder Absagen lassen sich dadurch automatisiert abbilden. Auch vorgefertigte Einladungen zum nächsten Bewerbungsschritt verringern den Arbeitsaufwand der Fachabteilung. Weiterführend gibt es auch bereits erste Recruiting-Chatbots. So könnte der Headhunter, der gerade den Traumjob vorschlägt, auch ein Verwandter von Apples Siri oder Amazons Alexa sein.

Auswahl

Hat der Recruiter eine Vorauswahl der Kandidaten anhand der eingegangenen Bewerbungsunterlagen getroffen, werden die besten Bewerber in den nächsten Bewerbungsschritt übernommen.

Dieser Bewerbungsschritt variiert je nach Größe und Umfang des Auswahlprozesses. Sowohl die direkte Einladung zum persönlichen Vorstellungsgespräch wie auch weitere Auswahlhürden werden in der Praxis gelebt. Viele Recruiting-Abteilungen leiten die ausgewählten Bewerberunterlagen weiter an die betreffende Fachabteilung bzw. die zuständige Führungskraft, um die Auswahl fachlich abzugleichen. Eine andere Methode ist die telefonische Vorqualifizierung, welche die Qualifikationen des Bewerbers mit den Stellenanforderungen abgleicht.

Vorreiter nutzen systemgestützte Testverfahren. So hat ein Aachner Startup eine Software auf den Markt gebracht, welches anhand von Stimm- und Sprachanalysen ein Persönlichkeitsprofil erstellt. Hierbei fragt ein Telefon-Bot den Bewerber unterschiedlichste Fragen aus Arbeits- und Privatleben und erstellt auf Basis der Antworten ein Profil der Person.

Unter dem Oberbegriff Cognitive HR gibt es weitere Softwarelösungen, die Logik-und Transfertests in Online-Assessments bieten, um die Vorauswahl der Kandidaten einzugrenzen.

Doch auch klassische Assessment Center mit Anwesenheit wird nach wie vor genutzt. 2016 veröffentliche Statista eine Umfrage nach der das Assessment Center (53%) sowie Fallstudien (55%) die am 3. und 4. häufigsten genutzten Verfahren zur Personalauswahl sind. Nur das klassische Vorstellungsgespräch (98%) und das Telefoninterview (87%) werden noch öfter eingesetzt.

Angebot und Vertrag

Wurde der Auswahlprozess durchlaufen, gilt es die Stelle mit dem besten Kandidaten zu besetzen. Dafür muss diesem ein Angebot bzw. Arbeitsvertrag unterbreitet werden. Enthalten sind die Details der Anstellung wie z. B. Gehalt, Bonus, Zusatzleistungen, Startdatum, Enddatum bei Befristung, Urlaubsanspruch, rechtliche Rahmenbedingungen und die Kündigungsfrist.

Einstellung

Ist der Arbeitsvertrag von beiden Seiten unterschrieben und damit rechtsgültig, kann der Onboarding-Prozess starten.

Absage

Absagen sollten immer an die nicht gewählten Bewerber kommuniziert werden. Ein persönlicher Anruf oder ein positiv formuliertes Absageschreiben helfen, sich als Arbeitgeber trotz negativer Rückmeldung angenehm abzuheben.

Doch was passiert, wenn es nicht nur den einen guten Kandidaten gibt? Auch andere Bewerber könne einen sehr guten Eindruck hinterlassen haben. Nicht jedem kann sofort eine andere Stelle angeboten werden. Eine Lösung um vielversprechende Bewerber dennoch an das Unternehmen zu binden, stellen die bereits angesprochenen Bewerberpools dar.

Was ist Candidate Experience?

Unter Candidate Experience kann man mit "Kandidatenerfahrung" übersetzen. Darunter versteht man die gesamten Erfahrungen, die ein Kandidat mit einem Unternehmen während des kompletten Bewerbungsprozesses macht. Dazu gehört die Kommunikation mit dem Bewerber, der Auftritt im Bewerbungsgespräch ebenso wie der Umgang mit Absagen.

Dieser Aspekt wird immer wichtiger, da im Zuge von Employer Branding und zunehmenden Fachkräftemangel die Außendarstellung immens wichtig. Kandidaten sind Multiplikatoren und Influencer, die vor allem schlechte Erfahrungen meist sofort in sozialen Netzwerken teilen. daher lohnt es sich langfristig, alle Kandidaten wertschätzend zu behandeln und so auch zu kommunizieren.

Welche Kennzahlen gibt es im Recruiting?

Recruiting-Kennzahlen gehören bei vielen Unternehmen zunehmend zum Standard. Eine der populärsten Kennzahlen ist die Time-To-Hire. Diese beschreibt den Zeitraum zwischen dem Bekanntwerden einer Vakanz und ihrer Besetzung. Ziel ist es durch die Messung der Besetzungsdauer Effizienzverluste im bestehenden Prozess aufzudecken. Wichtig ist , dass die Qualität der Besetzung nicht unter der Verschlankung des Prozesses leiden darf. Denn wenn der durchschnittliche Zeitraum einer Vakanz verkürzt, jedoch die Fluktuation in der Probezeit gesteigert wird, können somit größere Kosten entstehen als dies zuvor der Fall war. Auch die Gefahr, dass weniger qualifizierte Bewerber eingestellt werden, statt auf High-Performer zu „warten“, sorgt für immer wieder für Diskussionsstoff über die Aussagekraft dieser Kennzahl.

Nicht nur der Recruiting-Prozess auf Unternehmensseite beeinflusst den Besetzungserfolg. Auch die Einfachheit bzw. Benutzerfreundlichkeit für den Bewerber hat große Auswirkungen auf den Erfolg. So haben laut einer Studie im Jahr 2017 von meinestadt.de in Kooperation mit der Hochschule RheinMain knapp die Hälfte der befragten Fachkräfte (46,6%) bereits mindestens eine Online-Bewerbung abgebrochen. Um auch diese potenziellen Mitarbeiter zukünftig abzuholen, versuchen mehr Unternehmen auch den Prozess auf Bewerberseite zu verschlanken. Es werden die Klickzahlen von der Sichtung der Stellenanzeige bis hin zum Abschicken der Bewerbung gemessen. Mit den richtigen Tools können Unternehmen zudem auswerten, zu welchem Zeitpunkt im Prozess die Interessenten den Bewerbungsvorgang abbrechen.

Neben den Prozessen wird die Reichweite der Ausschreibung und der Bewerbungseingang erfasst. Gerade soziale Netzwerke wie Facebook bieten Statistiken über die virale und organische Reichweite von einzelnen Anzeigen an. Dies hilft bei der Feststellung, wie gut die aktuellen Recruiting-Kanäle sind und wie attraktiv das Stellenprofil ausgestaltet ist. Weiterführend wird gemessen, wie viele Bewerber tatsächlich die Anforderungen einer Stelle erfüllen. Dies gibt Aufschluss über die Zielgruppenerreichung.

Ein weiteres probates Mittel um die Rekrutierungsbemühungen effizienter zu gestalten, sind Umfragen bei den Bewerbern. Hier werden Bewerber befragt, wie sie von der Stelle erfahren haben. Dadurch lässt sich feststellen, über welchen Kanal die meisten Bewerbungen eingegangen sind. Mit modernen Softwarelösungen kann dies übrigens entfallen, da der Bewerbungskanal automatisch erfasst und somit auswertbar ist.

Trends im Recruiting

Gerade das Thema Recruiting entwickelt sich laufend weiter, daher sind immer wieder neue Recruiting Trends zu beobachten:

Personalisierung & Authentizität

Gerade Unternehmen mit großen Personalbedarfen und geringen Bewerberzahlen investieren in die persönliche Betreuung und Bearbeitung. Hier finden noch individuelle Mailkontakte, direkte Anrufe oder persönliche Bearbeitung der Unterlagen statt. Je knapper der Bewerbermarkt, desto wichtiger ist auch der persönliche Umgang mit dem „2. besten“ Kandidaten. So kann eine persönliche Absage per Telefon trotz negativer Rückmeldung dennoch einen positiven Eindruck hinterlassen.

Candidate Relationship Management

Auch bei der Besetzung weiterer Stellen können gerade knapp abgelehnte Bewerber eine wichtige Besetzungsquelle sein. Um diese Möglichkeiten zu nutzen haben sich Bewerberpools und Interessenpools etabliert. Die Mitglieder werden über neuste Stellen, Bewerberevents etc. auf dem Laufenden gehalten und somit versucht, Kontakt zu halten und den Kandidaten an das Unternehmen zu binden.

Mobile Recruiting

Karriereseiten, Stellensuche, Stellenanzeigen sowie Bewerbungsseiten müssen heutzutage mobil optimiert sein. Denn bereits 1/3 aller Bewerber informiert sich per Smartphone und möchte sich auch damit bewerben.

Aktive Suche

Passiv auf Bewerber warten war gestern. Heute muss alles dafür getan werden, um Kandidaten proaktiv auf das Unternehmen und offene Stellen aufmerksam zu machen. Dazu zählt ein gutes Employer Branding genauso wie Programme "Mitarbeiter werben neue Mitarbeiter". Gleichfalls muss mehr in Headhunter und allgemein in die gezielte Suche investiert werden. 

 

Neue Anforderungen an Recruiter

Feingefühl für die Zielgruppe

Es werden immer noch häufig Bewerbungen in frühen Phasen des Bewerbungsprozesses aufgrund von Formalitäten aussortiert. Dies sind potentiell passende und sehr qualifizierte Kandidaten. So ist beispielsweise eine Fachkraft für IT nicht zwingend ein Experte im Schreiben von Bewerbungen oder in der Selbstvermarktung. Daher sollte der Recruiter seine Zielgruppe genau kennen, um guten Kandidaten nicht aufgrund von stellen-irrelevanten Aspekten abzusagen.

Datenanalysekompetenz

Das Verfassen von Stellenanzeigen hat sich weiterentwickelt. Es sollte nicht nur aufgelistet werden, was die Aufgaben der zu besetzenden Stelle sind. Es wird immer wichtiger, diese Formulierungen so zutreffend zu gestalten, dass Anzeigen auch von den entsprechenden Suchmaschinen gefunden werden. Die Analyse dieser Informationen und die Abstimmung mit der Strellenanzeige erfordert Datenanalysekompetenzen, um messbar bessere Ergebnisse bei der Akquise von Kandidaten verzeichnen zu können.

Social Media Kompetenz

Der vermehrte Gebrauch von sozialen Netzwerken für Ausschreibungen und „Active Sourcing“ verlangt, dass der Recruiter problemlos und intuitiv in dieser Umgebung agieren kann.

Kommunikations- und Networking Fähigkeiten

Die Situation, dass hochqualifizierte Bewerber „vor der Tür Schlange stehen“, gibt es nur bei sehr wenigen Unternehmen. Daher müssen Recruiter langfristige Kontakte zu potentiellen Kandidaten aufbauen, um diese letztendlich gewinnen zu können. Dies verlangt ausgeprägte Kommunikations- und Networking Fähigkeiten. Nur mit der Bereitschaft dazu wird man die besten Kandidaten für sein Unternehmen gewinnen können.

Prüfung der kulturellen Passung zum Unternehmen

Neben der fachlichen Qualifikation muss der Bewerber auch kulturell zum Unternehmen passen. Viele Unternehmen verfolgen mittlerweile die Strategie „Hire for attitude, train for skill“. Damit stellen sie die kulturelle Passung sogar vor die fachliche Qualifikation, um Mitarbeiter langfristig an ihr Unternehmen binden zu können.