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Employ-Redaktion

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Inhalt

Alles was Sie über HR-Software wissen müssen

HR-Software: Vorteile, Inhalte, Anforderungen, Arten

HR-Software unterstützt die Personalarbeit durch die Digitalisierung der Personalprozesse. Dadurch erfahren HR-Abteilungen vor allem administrative Erleichterung. Des Weiteren profitieren Personaler als auch Mitarbeiter von intelligenten Software-Funktionalitäten für die operative als auch strategische HR-Arbeit.

Was beinhaltet eine HR-Software?

Eine HR-Software kann unterschiedliche Personalbereiche und Personalprozesse abbilden. Zu den häufigsten zählen dabei:

Die meisten HR-Software Produkte sind modular aufgebaut. Das bedeutet, dass je nach Wunsch unterschiedliche Personalprozesse durch die Software unterstützt wird. Nicht Benötigtes muss somit auch nicht bezahlt werden. Auch die Folgekosten durch Wartung und Pflege der Software verringern sich dadurch.

Welche Vorteile bietet HR-Software?

Der Einsatz von HR-Software kann aus vielerlei Gründen erfolgen. Meist spielen mehrere Vorteile zusammen:

  • Administrative Entlastung und Zeitersparnis durch Standardisierung von Aufgaben und Prozessen
  • Einheitliche HR-Datengrundlage (über Standorte und Länder hinweg)
  • Bessere Service- und Prozess-Qualität
  • Kostenreduktion durch Verschlankung und Vereinfachung
  • Sichere HR-Datenhaltung sowie Einhaltung von Datenschutz und der DSGVO
  • Einfachere Erfassung von Daten
  • Bessere Auswertungsmöglichkeiten und einfacheres Reporting
  • Große Nutzerfreundlichkeit, auch für Führungskräfte und Mitarbeiter (Employee Self Services)
  • Bessere Zugriffsmöglichkeiten durch Nutzung App-Nutzung für Smartphones und Tablets

Vorteile bieten sich somit für Mitarbeiter, Führungskräfte und Personaler. Das ist auch wichtig für Ihre Argumentation, wenn Sie einen Betriebsrat haben, welcher bei einer HR-Software Einführung in Deutschland miteinbezogen werden muss

Für wen eignet sich HR-Software?

Sobald Unternehmen eigene Mitarbeiter beschäftigen, fallen HR-Tätigkeiten an. Personalsoftware richtet sich daher an Unternehmen jeder Größe und alle Branchen. Meist fokussieren die Software-Anbieter jeweils auf ein spezielles Segment wie z. B. Handwerker, Mittelständler oder Konzerne. Welche Software somit zum Unternehmen passt, sollte mit dem Anbieter geklärt werden. Dies kann durch die durchschnittlichen Firmengröße der Bestandskunden beispielsweise verglichen werden.

Welche Arten bzw. Modelle von HR-Software gibt es?

Grundsätzlich sind zwei Modelle am Markt erhältlich:

HR-Software als Kauf

Beim Kauf einer Software wird per Lizenzvertrag die Software erworben, allerdings muss (meist pro Benutzer) noch eine wiederkehrende Gebühr zusätzlich bezahlt werden.

Durch den Erwerb der Software entsteht der Vorteil, dass die Software selbst stärker angepasst werden kann. Sowohl Konfiguration als auch Neuentwicklung und Modifikation sind möglich. Dafür ist der Aufwand größer und auch die Instandhaltung selbst. Es gibt allerdings auch bereits fertig konfigurierte Softwarelösungen als Pakete. 

HR-Software als Service

Beim Modell Software-as-a-Service (SaaS) wird die Software und Ihre Benutzung nur gemietet als sogenannte Cloud Software. Cloud Software wird über das Internet bereitgestellt und darüber greift auch der Nutzer auf die Software-Anwendung zu. Es fallen Kosten pro Benutzer, oft Subskriptionskosten genannt, an.

Dadurch, dass die Software nur gemietet wird, können kundenspezifische Anpassungen nur in einem vorgegebenen Rahmen per Konfiguration ermöglicht werden. Positiv dabei sind die geringeren Kosten bei Einführung und Instandhaltung der Software.

Bei beiden Arten / Modellen entstehen zusätzliche Kosten für:

  • Einführung / Implementierung
  • Anpassung / Wartung
  • Support

Diese Leistungen können entweder als Pauschale oder nach Aufwand berechnet werden.

Welche Anforderungen bestehen an eine HR-Software?

Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung und einfaches Finden von Informationen und Funktionen sind bei jeder Softwareauswahl wichtig.

Datensicherheit: DSGVO-konform und die Datenspeicherung innerhalb der EU ist von Bedeutung dabei.

Abdeckungsgrad von Anforderungen: Eine passende HR-Software sollte die gewünschten Personalprozesse abbilden können. Generell besser, wenn die Software möglichst viele HR-Prozesse abbilden kann, auch wenn diese im ersten Schritt noch nicht benötigt werden.

Modularität: Wenn die Software pro Modul (also pro Prozess) eingeführt werden kann, dann ist dies ein Vorteil. Denn nicht alles kann auf einmal eingeführt werden, da die Aufwand bedeutet. Durch die Modularität kann später sehr einfach das System erweitert werden.

Seriosität des Softwareanbieters: Da sensible Daten mit der HR-Software verarbeitet werden, sollte der Anbieter am Markt bekannt sein und eine langfristige Strategie nachweisen können.

Innovation: Die HR-Software sollte sich laufend Umfang und Funktionalität verbessern und erweitern. Nur so ist sichergestellt, dass die Software nicht veraltet ist und im schlechtesten Fall nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Support: Egal, welche Art von HR-Software Sie wählen, ein guter und schneller technischer Support hilft bei Problemen und Fehlerbehebung.

Integrationsfähigkeit: Oft müssen Personaldaten an andere IT-System weitergegeben werden oder Daten aus anderen Systemen sollen ins HR-System fließen. Eine gute Software kann andere Daten sicher integrieren bzw. austauschen. Meist ist dies in der Implementierung jedoch aufwändig.

Zugriffsmöglichkeit: Ob Smartphone, Tablet oder PC - die HR-Anwendungen, Daten und Aufgaben sollten sicher von überall und jederzeit erreichbar sein.

Berechtigungen: Da mit sensiblen HR-Daten gearbeitet wird, sollte eine sichere und einfache Berechtigungsvergabe je Rolle möglich sein.

Wie wählt man die richtige HR-Software aus?

HR-Software gibt es viele auf dem Markt. Nicht alle passen zu den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens und der Benutzer. Folgende Punkte sind bei der Auswahl einer HR-Software hilfreich:

  • Schritt 1: Bedarfsklärung - Warum soll eine (neue) HR-Software angeschafft werden? Was ist das Ziel?
  • Schritt 2: Anforderungen definieren - Was muss die Software können und mitbringen, wobei unterstützen?
  • Schritt 3: Auswahl der Software - Welche Software passt zu Bedarf und Anforderung?
  • Schritt 4: Implementierungspartner auswählen - Wer führt die initiale Implementierung durch und unterstützt auch fachlich?
  • Schritt 5: Verantwortlichkeiten festlegen - Wer ist verantwortlich für was und wann?
  • Schritt 6: Testphase - Stimmt das implementierte System mit unseren Anforderungen und den vereinbarten Inhalten überein?
  • Schritt 7: Rollout - Wie kann die neue Software bestmöglich ausgerollt werden?

Warum und wofür werden Schnittstellen bei einer HR-Software benötigt?

Wie unter Integrationsfähigkeit erläutert, füttern HR-Ddaten oft weitere IT-Systeme bzw. diese geben Daten zurück ans HR-System. Um den Austausch der HR-Daten sicherzustellen, werden Schnittstellen benötigt. Je nach technischer Grundlage muss definiert werden, ob das im Standard von der HR-Software sowie dem anderen IT-System möglich und kompatibel ist. Wenn nicht, kann dies oft kundenspezifisch entwickelt werden.

Typische Schnittstellen können zu folgenden Zwecken bestehen:

  • Für die Zeiterfassung bzw. Zeitwirtschaftsterminals
  • Zur Berechtigungssteuerung (z. B. Zutrittskontrolle)
  • Für externe Abrechnungssysteme
  • Für andere IT-Anwendungen, bei denen Mitarbeiterdaten als Nutzer angelegt werden (z. B. Bearbeiter im CRM, etc.)

HR-Software und Datenschutz

Datenschutz ist für die HR-Software Anbieter ein wichtiges Thema, welches sehr ernst genommen wird. Da Personaldaten sensible Daten sind, muss die Sicherheit dieser Daten und ihre Datenspeicherung absolut gewährleistet sein. Die rechtlichen Anforderungen müssen pro Land - wie die DSGVO für Deutschland - geklärt und zugesichert werden.

Für Europa gilt z. B., dass die Personaldaten nur in europäischen Datenzentren gespeichert werden dürfen. Auch Back-Ups dürfen nicht außerhalb der EU gespeichert werden.

Weitere Informationen zu HR-Software

Folgende kostenlose Informationen bieten Ihnen vertiefende Einblicke in das Thema HR-Software im Unternehmen: