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Der HR Blog

Digitale Personalakte – was soll das?

Auch wenn ich die digitale Akte nicht liebe – schlecht ist sie nicht.

 

Um es ganz ehrlich zu sagen: Ich bin 50 Jahre alt und Volljurist. Das erklärt nicht alles, aber vieles. Unter anderem meine Liebe zu Büchern und zu Papier. Und mit Büchern meine ich nicht diese seelenlosen E-Book Reader, sondern wirkliche Bücher – aus Papier.

Ich liebe es sie in der Hand zu halten und zu lesen – Seite für Seite. Und das schon seit meiner Jugend! Und diese Liebe hat im Studium nicht gelitten – auch wenn ich zigtausend Seiten an Nachlieferungen in Schönfelder und Satorius einsortiert habe – Juristen wissen wovon ich schreibe.

Umso glücklicher war ich im Personalwesen wieder mit Papier konfrontiert zu werden – mit den Personalakten. Abhängig von Unternehmen können diese unabhängig umfangreich sein und im Lager schon einiges an Metern in Anspruch nehmen. Und jetzt kommt das: Digitale Personalakte. Verzicht auf Papier, papierloses Büro – was soll das?

Digitalisierung ist ökologisch

Ein gern genommenes Argument – und leider nicht wirklich ernst zu nehmen. Denn nur durch die Digitalisierung wird kein einziges Blatt Papier eingespart. Denn es werden letztlich entstandene Dokumente digitalisiert – das spart kein Papier, verschwendet aber auch keins. Okay, das sinnfreie Kopieren und anderweitige Ablegen von Dokumenten entfällt. Aber wer macht denn auch sowas?

Digitalisierung ermöglicht schnellere Zugriffe auf Daten

Hm – dem Argument kann selbst ich mich nicht ganz verschließen. So gerne ich es hätte – es sind nicht alle Akten hinter meinem Schreibtisch in Griffweite. Und so gerne ich Sport mache, der Gang in ein anderes Büro um eine Akte zu ziehen ist nichts, was meinen Arbeitsalltag wirklich bereichert. Da hat die Digitalisierung tatsächlich einen großen Vorteil.

Digitalisierung ist modern

Das war Tokio Hotel auch mal – und hören Sie von denen noch etwas? Ach doch, jetzt haben die tatsächlich wieder ein Album rausgebracht, also doch noch modern, oder auch nicht, das wird man sehen.

Digitalisierung ist sicherer

Das Argument hat mich auf den ersten Blick nicht überzeugt – geben doch abgeschlossene Datenschränke ein hohes subjektives Sicherheitsgefühl. Aber auf den zweiten Blick ist das Argument schon überzeugend. Als Personaler ist mir sehr bewusst, wieviel „Kopien“ von eigentlich streng vertraulichen personalwirtschaftlichen Unterlagen durch diverse Rollcontainer wandern. Oder sind Sie sicher, dass alle Ihre Kollegen die kopierten Bewerbungsunterlagen („Mache ich nur um mir für das Gespräch Notizen zu machen“) ebenso datenschutzrechtlich sauber schreddern wie die Kopie der Leistungsbewertung („Brauche ich um im nächsten Jahr noch zu wissen, warum ich ihn so bewertet hatte.“). Leider ein weiterer Punkt, der klar für die digitale Akte spricht.

Und noch ein wichtiger Punkt: Die EU Datenschutzgrundverordnung

Die EU hat uns mit der neuen Datenschutzgrundverordnung tatsächlich auch in der täglichen Personalarbeit einen neuen Quell steter Freude geschaffen. Nicht vielen Personalern ist bewusst, dass wir auf dieser Basis gezwungen sein werden ab 25.5.2018 (wer kommt eigentlich auf ein solches Datum) bestimmte Daten aus Personalakten auch physikalisch zu löschen = zu schreddern. Das allerdings wird in der Papierakte eine echte Herausforderung, da es einfach ein extremer manueller Aufwand sein wird. Das Thema spielt der E-Akte natürlich deutlich in die Karten. Hier wird das sicherlich automatisiert möglich sein. Der Punkt geht klar an die E-Akte.

Sie merken schon – leider muss auch ich als begeisterter Leser von Büchern und Freund von Papier eingestehen, dass die digitale Personalakte der Papierakte in manchen Bereichen weit voraus ist.

Wenn Sie Interesse daran haben zu erfahren, welche anderen Aspekte die Einführung einer digitalen Personalakte in den nächsten 21 Monaten fast zwingend machen, und wie man eine solche Akte mit moderner Technologie schnell einführen kann, freuen wir uns, Sie in einem persönlichen Gespräch (hier anmelden) informieren zu dürfen.

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