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Der HR Blog

Die Sache mit der Reisekostenabrechnung

Und warum es eigentlich wie beim Kofferpacken ist...

Es gibt zwei Arten von Menschen, okay, vielleicht auch ein paar mehr, aber bezogen auf die Art und Weise des Kofferpackens gibt es nur zwei. Die einen fangen wochenlang vorher an, Listen zu schreiben, was sie mitnehmen wollen und auf keinen Fall vergessen dürfen. Tage vorher werden alle benötigten Artikel auf einem – angeblich – nicht mehr benutzten Sofa gesammelt und vor sofortigem Gebrauch geschützt („Nein Schatz, Du kannst die Jeans nicht mehr anziehen, die nehmen wir mit in den Urlaub...“). Am Morgen des Tages vor der Abreise wird begonnen diese Artikel in die dafür vorgesehenen Koffer zu packen, wobei natürlich auch der Ausdruck der Reiseunterlagen, vollumfänglich in eine Klarsichtmappe gepackt, bereits in einer Reisetasche seinen Platz gefunden hat. Am Tag vor dem Urlaub feststellen, dass a) der Koffer zu klein ist oder b) kaputt oder c) Reiseunterlagen fehlen – unvorstellbar für diesen Typus des Reisenden.

Und dann gibt es noch die anderen

Die anderen fangen am Tag vor Abreise an, sich Gedanken zu machen, was man denn so mitnehmen könnte. Dem einen oder anderen soll dann auch schon aufgefallen sein, dass bestimmte Kleidungsstücke noch schnell in die Wäsche müssen oder dass für bestimmte Länder ein Reisepass oder ein internationaler Führerschein notwendig sind. Hat man dieses bereits mittags festgestellt bleibt noch genug Zeit um wahlweise die Waschmaschine zum Glühen und den zuständigen Sachbearbeiter im Rathaus zur Verzweiflung zu bringen („Mehr als einen vorläufigen Reisepass kann ich Ihnen nicht ausstellen“). Bestenfalls auch beides gleichzeitig... In der Nacht werden die letzten Kleidungsstücke gebügelt, man stellt fest, dass die Sachen nicht alle in den Koffer passen und entschließt sich, statt drei Badehosen und vier langen Hosen nur zwei Badehosen und eine lange Hose mitzunehmen – dafür aber zwei Tuben Reisewaschmittel (man weiß ja nie) – und am Morgen nach 1,25 Stunden Schlaf fährt man tiefenentspannt in den Urlaub.

Was nun passiert, wenn diese beiden beschriebenen Arten von Menschen zufällig in Form von Lebensgemeinschaften aller Art aufeinandertreffen, können Sie sich sicherlich – vielleicht aus eigener Erfahrung – bildhaft vorstellen. Aber wir schweifen ab.

Und was hat das jetzt mit Travelmanagement und Reisekostenabrechnung zu tun?

In Concur ist das ganz ähnlich. Bei der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung gibt es ebenfalls zwei Arten von Menschen. Da sind zum einen die Strukturierten. Die Menschen, die Flüge mindestens fünf oder sechs Woche vorher buchen („Da sind sie am günstigsten Michael, das weißt Du doch“), die immer rechtzeitig Hotelzimmer reservieren und natürlich auch die einzelnen Belege säuberlich der Reihenfolge nach aufgeklebt in der Buchhaltung abgeben. Die Lieblinge jedes Reisekostenabrechners! Und es gibt die anderen – so wie mich. Sie müssen wissen, ich habe in Sachen Reiseplanung ein ganz schlechtes Karma. Immer dann, wenn ich einen Flug vier oder sechs Wochen im Voraus buche, werden meine Termine ganz bestimmt abgesagt, oder ich muss kurzfristig nach dem Termin in München noch nach Nürnberg oder Würzburg, sodass der Rückflug München – Hannover wenig sinnvoll wird. Und das mein Auto in Hannover am Flughafen steht macht auch wenig Sinn, wenn ich doch mit der Bahn viel einfacher nach Kassel-Wilhelmshöhe komme. Das Aufkleben von Reisebelegen hat sich für mich spätestens in dem Moment erledigt, als mir in der Buchhaltung jemand gestand, dass man die ohnehin nur in Klarsichthüllen reinpacke und dann ablege – solle der Prüfer doch suchen gehen. Seit diesem Tag habe ich nie wieder Belege aufgeklebt!

 

Das Spannende an Concur ist nun – und das unterscheidet das Travelmanagement deutlich vom Koffer packen – das mit diesem Produkt beide Typen wunderbar klarkommen. Der strukturierte Reisende erfasst im Vorfeld seine Reise, fotografiert alle Belege mit der Concur-eigenen App sobald sie ihm vom Tankwart oder an der Rezeption überreicht werden ab, erfasst noch vier Angaben (okay, vielleicht auch fünf) und ordnet sie über die App direkt der Reise zu. Einfach, schnell und intuitiv.

Der – nennen wir ihn – spontane Reisende erfasst am Ende des Monats seine Reise. Er kann dann seine Ausgaben auch nachträglich noch einstellen – oder automatisiert erstellte Ausgaben zuordnen – und seine Belege abfotografieren und anhängen. Aus eigener Erfahrung wird er aber sehr schnell merken, dass die Variante die Belege sofort abzufotografieren und dann noch drei Felder zu ergänzen, um diese Ausgabe dann später über ein einfaches Zuordnen an die Reise hängen zu können, sehr viel entspannter ist (was natürlich nur gilt, wenn bspw. an der Zapfsäule nicht gerade die Schlange hinter mir immer länger wird, weil ich noch den Beleg abfotografieren will ...). Belege aufkleben entfällt und selbst das Aufbewahren der Reiskostenbelege ist überflüssig. Und ja – ich bspw. behalte die Belege immer meistens noch ein Jahr auf (in so eine Klarsichtfolie passen erstaunlich viele Belege) und schmeiße sie dann gesammelt weg. Notwendig ist das allerdings wirklich nicht.

Und schon sind wir wieder beim Kofferpacken...

Jedes Jahr bringe ich gefühlt 20 % der Kleidungsstücke ungetragen wieder mit zurück – das würde dem planenden Kofferpacker nie passieren. Der wird wahrscheinlich aber auch seine Reisen im Vorfeld erfassen und seine Belege gleich vernichten, sobald sie in Concur erfasst sind. Neugierig wie das in Concur möglich ist? Wir zeigen es Ihnen in unserer Websession – das Hochladen der Belege und das Reisekostenmanagement, nicht das Kofferpacken. 

 

Vortrag auf dem HR FORUM 2017

Travelmanagement mit Concur

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