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Auf diese vier Faktoren müssen Sie achten, wenn Sie die Gehaltsabrechnung elektronisch versenden

Geht es Ihnen noch so wie mir vor ein paar Jahren? Am Monatsende wird Zuhause der erhaltene Entgeltbeleg sorgfältig gelocht, im entsprechenden Ordner abgelegt - und nie mehr angesehen. Einmal im Jahr wird die Lohnsteuerbescheinigung für den Jahresausgleich bemüht und mittlerweile elektronisch an das Finanzamt versendet.

Dass Nachweise nicht mehr gedruckt werden müssen, sondern ressourcenschonend auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden können, haben wir von unseren Mobilfunkprovidern, Banken und anderen Dienstleistern des täglichen Lebens gelernt und sind es dort nicht mehr anders gewohnt. Nur beim Heiligen Gral der Belege - dem Verdienstnachweis - tun wir uns mit der Digitalisierung schwer, dabei ist es doch so einfach, oder?

Auf diese vier Faktoren müssen Sie achten

1. Sicherheit

Wenn Digitalisierung, dann sicher. Das ist ein nachvollziehbares Bedürfnis. Nicht nur der Versand und Transport der Dokumente muss sicher sein, sondern Ihr Mitarbeiter muss sicher sein, dass diese E-Mail auch tatsächlich von Ihrem Unternehmen stammt.

Wichtig sind eindeutig identifizierte Versender und Empfänger in Verbindung mit Verschlüsselungstechnologien für die Inhalte und den Transport der Nachricht.

Wenn die Lösung dann auch noch dem Versender die Möglichkeit bietet, eine Rückmeldung zum erfolgreichen Versand zu erhalten, liegen wir im Vergleich mit der Papier-Lösung auf Einschreiben-Niveau und überbieten damit die Transparenz des klassischen Verfahrens.

2. Einfachheit, schnell und automatisierbar

Ein einfacher Umgang ist nicht nur für den Mitarbeiter wichtig. Auch der Sachbearbeiter, der die Belege versendet ist für eine einfache und nachvollziehbare Bedienung dankbar. Die Aufbereitung und Zusammenstellung der zu versendenden Dokumente sollte nicht mehr Zeit verbrauchen als bisher - ganz im Gegenteil. Eine clevere Schnittstelle, die auch nicht-SAP Dokumente mit versenden kann und auf einen Blick anzeigt, dass der Versand erfolgreich war, rundet eine derartige Lösung ab.

Ein Wechsel des Systems für den Versand sollte idealerweise nicht notwendig werden, sodass sich der Bearbeiter in seiner gewohnten SAP-Umgebung bewegt und auch die darin enthaltenen Vorteile, wie das Berechtigungswesen und die Protokollierungsmöglichkeiten bestehen bleiben.

3. Nutzen Sie, was Ihre Mitarbeiter schon kennen

Auf dem Markt werden zwei Vorgehensweisen angeboten: Portallösungen, bei denen der Mitarbeiter die Belege abholen muss, oder Lösungen, die die Belege an den Mitarbeiter in den virtuellen Briefkasten ausliefern. Für die Akzeptanz beim Mitarbeiter ist es wichtig, hier so wenig Hürden - sprich Umgewöhnung und zusätzlichen Aufwand- wie möglich aufzubauen. Idealerweise nutzt die Lösung bestehende E-Mail-Adressen für die Zustellung.

Darüber hinaus sollten Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, die Dokumente entweder verschlüsselt oder unverschlüsselt auf seinem Endgerät abzulegen. Auf einem PC, der mehrere Nutzer hat, möchte der Mitarbeiter die Dokumente vielleicht nicht ungeschützt ablegen. Auf einem einzeln genutzten Endgerät möchte ein anderer Mitarbeiter nicht jedes Mal die Passwortabfrage pro Dokument haben. Und da die Tage des PCs gezählt sind, sollten auch mobile Endgeräte berücksichtigt und verwendet werden können, idealerweise unterstützt durch eine App.

4. Vorbereitende Kommunikation ist der Schlüssel

Das frühzeitige Einbinden von Schlüsselstellen wie z. B. Datenschützer und Betriebsräte ist für eine erfolgreiche Umstellung und hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern empfehlenswert. Neben der HR-Fachabteilung und der IT beeinflussen diese beiden Positionen maßgeblich die Teilnahmequote.

Ist es möglich, eine hundertprozentige Teilnahme am elektronischen Verfahren zu erreichen? Im Moment nicht, wenn Sie auf den einen oder anderen Mitarbeiter stoßen, der (noch) keine E-Mail-Adresse hat, oder sie Ihnen aus persönlichen Gründen verweigert. Sprechen Sie in solchen Fällen einfach mit Ihren Mitarbeitern und erklären Sie den Nutzen.

Was habe ich davon? Wird eine der wichtigsten Fragen Ihrer Mitarbeiter sein, auf die Sie eine gute, sprich Nutzen-aufzeigende Antwort im Köcher haben sollten. Das Argument, dass das Unternehmen mit der Maßnahme Einsparpotenziale nutzt und seinen ökologischen Fußabdruck verkleinert, zieht beim Mitarbeiter nur bedingt.

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