employ!

Der HR Blog

FÜRSORGEPFLICHT großschreiben: So gehen Mitarbeiter sicher auf Reise

Von Andres Krugmann, Global Account Director bei Concur

Eben ein Terroranschlag in Barcelona, jetzt dramatische Überschwemmungen in Texas – Meldungen über weltweite Katastrophen häufen sich in den Medien. Da fragt sich so mancher Geschäftsreisende: Wie sicher ist das Reisen überhaupt noch? Sollte ich eine Geschäftsreise in ein Katastrophengebiet lieber absagen?

Zwar ist die Wahrscheinlichkeit, auf einer Geschäftsreise von einem Terroranschlag oder einer Überschwemmung betroffen zu sein, vergleichsweise gering, trotzdem sollten Unternehmen das Thema „Fürsorgepflicht“ großschreiben. Wussten Sie zum Beispiel, dass die Wahrscheinlichkeit auf einer Fernreise zu erkranken bei 18 Prozent liegt?

Gerade kürzlich hat eine repräsentative Studie von Concur ergeben, dass jeder Zweite glaubt, sein Arbeitgeber könnte nicht adäquat mit einer Krisensituation umgehen. Außerdem haben laut Arbeitnehmern 45 Prozent der Großunternehmen keine klaren Prozesse für Krisenfälle definiert. Das führt wiederum dazu, dass jeder zweite Geschäftsreisende nicht weiß, an wen er sich im Notfall auf Arbeitgeberseite wenden soll. Das Ergebnis überrascht Sie?

Adäquater Umgang mit Krisensituationen unerlässlich 

Hier habe ich einige wichtige Ratschläge zusammengestellt, die Unternehmen dabei unterstützen, ihren Fürsorgepflichten nachzukommen und ihren Mitarbeitern während der gesamten Reise Sicherheit zu bieten.

Nach ausreichender Information über den Umfang der gesetzlich vorgeschriebenen Fürsorgepflichten, sollten Unternehmen zunächst die Ist-Situation ihrer Geschäftsreisen analysieren:

  • Wer reist viel und wie sind diese Reisenden abgesichert?
  • Was sind ihre Zielgebiete?
  • Finden auch Geschäftsreisen abseits großer Metropolen im Ausland statt?
  • Wie können sich Ihre Reisenden im Vorfeld über folgende Risiken informieren:
    • Welche Impfungen sind nötig?
    • Welche Einreisebestimmungen sind zu beachten?
    • Wo ist das nächst gelegene Krankenhaus beziehungsweise ein deutsch- oder englischsprachiger Arzt?
    • Welche Sitten und Gebräuche sind zu beachten?
    • Wo sind deutsche Konsulate, die deutsche Botschaft?
    • Existieren Reisewarnungen seitens des Auswärtigen Amtes?

Klären Sie die Zuständigkeiten innerhalb Ihres Unternehmens

  • Gibt es bereits ein Krisenmanagement-Team? Sind Mitarbeiter aus allen relevanten Abteilungen vertreten?
  • Falls es kein dediziertes Team gibt – wo sind die Verantwortlichkeiten aufgehängt? Geschäftsleitung, HR, Travel, etc.

Machen Sie ein Konzept

Evaluieren Sie im Anschluss die Ergebnisse und entwickeln Sie ein Konzept, bei dem das Thema Sicherheit zum festen Bestandteil Ihres Geschäftsreiseprozesses gehört:

  • Stellen Sie Ihren Mitarbeitern ein webbasiertes Informationstool zur Verfügung, damit sich alle Geschäftsreisenden im Vorfeld einer Reise über mögliche Reisewarnungen, Risiken und Gefahren ausreichend informieren können.
  • Implementieren Sie gemeinsam mit Ihrem Geschäftsreisebüro und einem auf Risk Management spezialisierten Service-Anbieter eine entsprechende Lösung zur schnellen Ermittlung der weltweiten Aufenthaltsorte Ihrer Mitarbeiter in einem Krisenfall. Hier bietet sich eine integrierte Kommunikationslösung wie Concur Locate an, die sowohl die wechselseitige Kommunikation zwischen Unternehmen und Reisenden, aber auch die Ortung von Mitarbeitern ermöglicht.
  • Entwickeln Sie klare, prägnante Mitteilungen, die Sie bei Katastrophen und Notfällen an Ihre Mitarbeiter schicken.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den bestehenden Versicherungsschutz und die daraus im Ernstfall resultierenden Leistungen.
  • Sollte noch keinerlei Geschäftsreiseversicherungsschutz in Ihrem Unternehmen vorhanden sein, so lassen Sie Angebote erstellen, die das Reiseverhalten in Ihrem Unternehmen und die aktuelle Versicherungssituation berücksichtigen.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, unter welcher Hotline während der Reise jederzeit Hilfe abgerufen werden kann. Diese Notfallnummer sollte an 365 Tagen 24 Stunden lang erreichbar sein.
  • Falls erforderlich, arbeiten Sie mit einem global agierenden medizinischen Dienstleister zusammen. Dies kann vor allem bei multinationalen Unternehmen sinnvoll sein.
  • Schulen Sie Ihre reisenden Mitarbeiter in Bezug auf ihre persönlichen Sicherheits- und Schutzmaßnahmen so gründlich wie möglich. 

Das klingt immer noch sehr theoretisch für Sie?

Haben Sie mehr Fragen zum Thema, die Ihnen auf den Nägeln brennen? Dann treffen Sie mich am 20. September auf der Concur Fusion Exchange in Berlin. Die Breakout-Session „Fürsorgepflicht: Verstehen, ernst nehmen, handeln“ findet am 20. September um 13:30 Uhr statt. Zusammen mit Doug Anderson, SVP Travel Product Strategy bei Concur und Declan Meighan, Global Security Director bei Healix International, spreche ich darüber, welche Risiken auf Geschäftsreisen drohen und wie man diesen begegnen kann. Die Anmeldung zur Concur Fusion erfolgt hier.

 

Sie sind neugierig geworden und wollen sofort wissen, wie gut Sie Ihrer Fürsorgepflicht bereits nachkommen? Dann machen Sie hier unseren Test und finden heraus, wie gut Ihr Risikomanagement im Fall der Fälle funktioniert.

 

Vortrag auf dem HR FORUM 2017 

HR. Einfach. Sicher.

KWP INSIDE HR. Ein Unternehmen der All for One Steeb Gruppe